Booker25
Service Cloud
Engagement Cloud
Onderwijs

Vrije Academie - toekomstgericht

De Vrije Academie is al sinds 1990 het grootste landelijke onderwijsinstituut voor kunst & cultuur. Met een groot team van professionele sprekers maakt de Vrije Academie het mogelijk om op een gedegen en plezierige manier kennis te maken met kunst, filosofie, wetenschap, fotografie, geschiedenis en architectuur. Vanuit het kantoor in Amsterdam wordt dagelijks gezorgd voor een actueel, breed en origineel onderwijsaanbod. Met ruim 6000 lessen per jaar door heel Nederland is de Vrije Academie nooit ver weg.

De Vrije Academie is flink gegroeid sinds 1990, maar heeft nog altijd als doel om meer mensen te bereiken en meer mensen kennis te laten maken met kunst en cultuur.

De keuze voor Salesforce

Met deze groei voor ogen ontstond destijds de wens voor een nieuw systeem. “Ons vorige, custom-made systeem, deed precies wat we wilden en nodig hadden. Het was een cms en crm in één, maar het kon onze groei niet faciliteren. De volumes werden groter en onze wensen werden steeds uitgebreider. Dat was de uitgangspositie om naar een nieuwe oplossing op zoek te gaan” vertelt Marieke Vellekoop, Managing Director bij Vrije Academie.

“Belangrijke criteria tijdens deze zoektocht waren schaalbaarheid, een veilige omgeving voor onze klantdata, de mogelijkheid te koppelen met andere systemen, de mogelijkheid te koppelen met de website, up-to-date rapportages en een absolute must was dat onze klanten geen disruptie zouden ondervinden. Een MVP was geen optie”.

De implementatie

De mogelijkheden van Salesforce voldeden aan deze eisen, waarna er een selectieproces plaatsvond voor een partner. “Gen25 werd geselecteerd gebaseerd op de kennis die ze lieten zien met betrekking tot, niet alleen onze business doelen, maar ook de inhoudelijke en technische kennis van Salesforce. Daarbij vonden wij het erg belangrijk dat Gen25 met in-house developers werkt, waardoor we snel kunnen schakelen en vinger aan de pols kunnen houden. Aan Gen25 hebben we een partner die ons goed kan adviseren in het realiseren van onze Salesforce wensen”.

Het resultaat

We hebben in 2019 een nieuwe website gelanceerd, de website is gebouwd door Gen25 op Heroku. Aan de voorkant zullen onze cursisten, los van het frisse nieuwe design (door No Protocol), niet veel merken. Aan de achterkant zijn wij heel erg blij met hoe wij alles vanuit Salesforce kunnen beheren. Van een nieuwe cursus die wij in Salesforce zetten, die vervolgens direct op de website te zien is, tot het afhandelen van de order en het versturen van de bevestiging. Het hele proces vindt plaats in Salesforce, wat overzichtelijk is en ons efficiënter maakt

Efficiënter werken

De afdelingen planning, programmering en het secretariaat werken allemaal vanuit Salesforce, zij zien alleen wat voor hen belangrijk is. Zo is planning verantwoordelijk voor onze locaties door heel het land en zien ze in een oogopslag wie, wanneer in welke zaal staat geboekt. Het secretariaat kan heel erg makkelijk e-mailadressen linken aan een reservering, wanneer er een vraag binnenkomt kan deze sneller beantwoord worden. Elke afdeling heeft andere behoeftes en dus ook andere views in Salesforce.