WAAR HOSPITALITY IT ONTMOET

Dat Spaces één van onze paradepaardjes is, is geen twijfel over mogelijk. Spaces verhuurt inspirerende werkplekken en kantoorruimtes. De focus ligt hierbij op creativiteit en het opdoen van zakelijke relaties. Met inmiddels bijna tien vestigingen in Nederland, Australië en Amerika is het één van de snelst-groeiende service-gerichte organisaties in de branche.

Gen25 ontwikkelt voor Spaces verscheiden onderdelen die het service-gerichte concept ondersteunen. Zo ontwikkelde Gen25 een webportal waarin de klanten van Spaces direct hun profiel kunnen bewerken, facturen kunnen inzien, storingsmeldingen kunnen toevoegen en parkeerplekken en vergaderruimtes kunnen reserveren.

De opdracht

Gen25 is gevraagd om mee te denken en het service-gerichte concept wat Spaces beoogt te ondersteunen met een technisch invulling. In de afgelopen vijf jaar heeft Gen25 daarom verschillende werkzaamheden uitgevoerd. Deze zijn allemaal gecentreerd om het primaire systeem, Salesforce CRM.

Het resultaat

Spaces Portal

Gen25 is gevraagd om mee te denken en het service-gerichte concept wat Spaces beoogt te ondersteunen met een technisch invulling. In de afgelopen vijf jaar heeft Gen25 daarom verschillende werkzaamheden uitgevoerd. Deze zijn allemaal gecentreerd om het primaire systeem, Salesforce CRM.

Salesforce Implementatie

De eerder genoemde portal is gekoppeld aan het SalesForce Cloud Platform. Dit systeem is in staat een helder en duidelijk overzicht te geven voor alle verschillende werkprocessen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering van Spaces. Nieuwe leads, met de bijbehorende quoting module worden bijvoorbeeld beheerd in SalesForce. Ook badgeregistratie voor alle huurders en de integratie met het online e-mailmarketingsysteem zijn in SalesForce aanwezig. Daarnaast is er veel maatwerk uitgevoerd door Gen25 op het SalesForce systeem, bijvoorbeeld de implementatie van Booker25 en een facturatieproces zijn hierin vormgegeven.

Booker25

Booker25 wordt door Spaces gebruikt voor het beheren van vergaderruimtes en parkeerplekken voor de verschillende locaties. Dit geeft op elk moment een compleet overzicht van de beschikbaarheid van de verschillende vergaderruimtes en parkeerplekken. Daarnaast is het mogelijk extra diensten zoals catering-vragen te beheren in Booker25. Dit wordt daarbij direct gecommuniceerd met de cateraar zodat deze altijd op de hoogte is van de gewenste catering-opties in de vergaderruimtes. Om de verschillende vergaderruimtes te factureren heeft Gen25 een ordermodule ontwikkeld, deze bepaalt op basis van een bepaalde reserveringsstatus welk bedrag er aan de klant moet worden gefactueerd.

Contracten & Factuurmodule

De ordermodule wordt gevoed vanuit diverse systemen waaronder de webportal, de eerder genoemde vergadermodule, de kassa’s die zijn geïnstalleerd bij de cateraar van Spaces, de overige-leveranciers van Spaces (bijvoorbeeld voor internet en telefonie) en de contractenmodule. De contractenmodule is een maatwerkoplossing voor Spaces om het beheer en generatie van de contracten te stroomlijnen in een eenduidig proces. Zo bevat dit indexatiemodules en automatische geconsolideerde factuur. Dagelijks worden er, via de door Gen25 ontwikkelde facturatiemodule, vele orders als factuur direct naar de klanten van Spaces digitaal doorgezet. Daarnaast zijn deze ook direct terug te vinden in de eerder genoemde webportal.

Twinfield

Alle facturen worden vanuit SalesForce doorgezet naar de boekhouding, hierdoor is er voor de accountants een duidelijk overzicht zodat deze en constante vergelijking kunnen maken tussen gemaakte en aankomende facturen.

Google Apps Migratie

Op advies van Gen25 is er gekozen voor een migratie van alle mail en bestanden naar het Google Apps for Business platform. Gen25 heeft deze migratie in gang gezet en verzorgt en heeft daarbij alle mailboxen van de medewerkers van Spaces omgezet van Outlook naar Google Mail. Ook zijn alle bestanden gemigreerd van een netwerkschijf naar Google Drive waardoor iedereen te allen tijde bij de bestanden in deze cloud -applicatie terecht kan. Gen25 heeft hiervoor verschillende trainingen en begeleidingstrajecten verzorgt.

Martijn Roordink - Managing Director

Spaces werkt al sinds onze start met Gen25. Ze zijn met ons meegegroeid en hebben een software pakket gebouwd rondom onze unieke en vooral veranderende en groeiende situatie. Gen25 is flexibel en ze denken graag mee. Gen25 is een stabiel bedrijf met weinig wisselend personeel, daarom kennen ze onze situatie door en door en dat is fijn werken. Het zijn stuk voor stuk prettige types die niet alleen maar in IT taal kunnen praten.