Beheren van reserveringen voor VIPs

Het VIP centre op Schiphol biedt een zeer luxe en persoonlijke service aan VIPs wereldwijd die Amsterdam aandoen. Een goed reserveringssysteem is essentieel om goed klantcontact te onderhouden en om service in de meest prestigieuze vorm aan de gasten van het VIP centre te kunnen aanbieden.

Gen25 heeft de inrichting, realisatie, beheer en optimalisatie van het nieuwe reserveringssysteem op zich genomen. Hierbij is gebruik gemaakt van onze applicatie Booker25, die geheel is ontwikkeld is op het Salesforce Platform. Booker25 zorgt ervoor dat de medewerkers van het VIP centre alle benodigde informatie tot hun beschikking hebben om een zo optimaal mogelijke service te kunnen verlenen.

De opdracht

Het VIP centre heeft Gen25 de opdracht gegeven om een reserveringssysteem te ontwerpen en te leveren met als specifiek doel om zowel de medewerkers als de klanten optimaal te kunnen bedienen. De unieke service die het VIP centre de gasten biedt, vereist een geavanceerde en exclusieve IT-omgeving. Zo moest ook het reserveren van extra diensten, zoals een limousineservice of extra cateringwensen, worden ondersteund. Koppeling met externe systemen, zoals de vluchtgegevens en financiële transacties, was een belangrijke eis in dit project.

Gen25 heeft actief meegedacht om de ambities van het
VIP-Centre te realiseren

Het resultaat

Er is gekozen voor Booker25 op het Salesforce Platform om de VIP relaties up-to-date te kunnen houden. Als basis is het bestaande reserveringssysteem Booker25 genomen en hierop is klantspecifieke functionaliteit gebouwd. Hierdoor zijn zowel het relatiemanagement als de mogelijkheid tot rapportage, direct geïntegreerd. Er is gekozen voor twee fases binnen dit project: fase 1 betreft de ondersteuning van de medewerkers in de dagelijkse werkzaamheden en fase 2 is geheel gericht op de inrichting van een portal, waarbij klanten in staat worden gesteld om hun eigen gegevens en reservering aan te maken en te beheren.

Door de ontwikkeling van het nieuwe reserveringssysteem en de inrichting op het Salesforce Platform was het mogelijk om binnen de zeer korte tijd van vier maanden, een functioneel systeem op te leveren. Hierdoor kunnen werkzaamheden sneller en beter plaatsvinden.

Externe partijen, waaronder de afdeling beveiliging en afhandeling, worden elke dag geïnformeerd van aankomende reserveringen, zodat zij in staat zijn om hun planning hierop in te richten. Daarnaast is er een koppeling gemaakt met de boekhouding voor een snellere financiële afhandeling.

Reserveringen voor een VIP, door een VIP

Het VIP centre heeft de stap gemaakt om ook haar klanten zelf gegevens en reserveringen te laten bewerken in een webportaal op het Salesforce platform. Deze stap geeft het VIP centre een voordeel op de concurrentie en bespaart tijd voor de medewerkers. Dit webportaal is gekoppeld aan een vluchtbeheersysteem, waardoor de meest recente vluchtinformatie beschikbaar is. Daarnaast is er een koppeling met een Payment Service Provider (PSP) om direct betalingen te kunnen verwerken.

24×7 zorg voor online performance

Het VIP centre is 24 uur per dag geopend. Daarom dient het platform altijd beschikbaar te zijn. Gen25 biedt hierin maximale support. Omdat het platform ook gevoelige informatie bevat, is extra beveiliging van deze informatie een vereiste. Dit gebeurt door middel van tokenization.