Beheer van intakes en trainingen in Heroku & Salesforce

Elycio Talen verzorgt taaltrainingen in het hele land. Het bedrijf heeft zeven vestigingen en 35 werknemers en werkt samen met zo'n 250 trainers. Grote klanten van Elycio Talen zijn onder andere een grote luchtvaartmaatschappij, enkele ministeries, DSM, ProRail en Jacobs. Per jaar heeft het bedrijf ongeveer 3000 deelnemers.

Gen25 heeft de inrichting, realisatie, beheer en optimalisatie van de Salesforce omgeving op zich genomen. Voor de inschrijvingen en de trainingen is Heroku gebruikt.

De opdracht

Elycio Talen heeft behoefte aan één systeem waarmee alle informatie over trainingen, intakes, cursisten en trainers gefaciliteerd kunnen worden. Daarnaast moet het systeem beheerd kunnen worden door de medewerkers en de cursisten moeten in staat zijn missende informatie aan te vullen door middel van een integratie. Het CRM-systeem heeft als doel om overzichten te bieden aan de medewerkers over hun cursisten en trainers en uiteraard over de bijbehorende trainingen en intakes.

Het resultaat

Gen25 heeft actief meegedacht om de ambities van Elycio Talen te realiseren. De opdracht is verdeeld in verschillende fases, waarin per onderdeel werd opgeleverd. Salesforce fungeert als de ruggengraat van het systeem en is door middel van Heroku connect gekoppeld aan de maatwerkapplicatie die Gen25 heeft ontwikkeld op het Heroku platform. Dit maatwerk betreft het lesboekje en de intakemodule.

Intakemodule

In Salesforce kunnen de medewerkers intakeformulieren aanmaken. Een intakeformulier bevat vragen over vooropleidingen, ervaringen maar ook (multiple choice) taaltesten. Alle vragen en antwoorden worden in één intakeformulier beheerd in Salesforce. Middels een publieke link kunnen de medewerkers een groep, dan wel individuele gebruikers toewijzen aan dit formulier. De resultaten worden vervolgens opgeslagen in Salesforce. De medewerkers van Elycio Talen kunnen daaropvolgend trainingen plannen en aanmaken.

Lesboek

Cursisten kunnen via Heroku inloggen op het lesboek. Deze applicatie bevat de informatie over de sessies en het huiswerk voor elk van deze sessies. Ook kan een trainer (docent) de aanwezigheid van de cursisten bijhouden. Vervolgens wordt al deze informatie gesynchroniseerd met Salesforce, waardoor de medewerkers van Elycio Talen direct inzicht hebben in de voortgang van de trainingen.

Ron Amsterdam - Directeur

Gen25 is een betrouwbare en vindingrijke samenwerkingspartner en heeft ons geholpen om de interactie met onze klanten te vereenvoudigen en onze efficiency te vergroten.